Demo

Meer inzicht leidt tot grote kostenbesparing!

Pascale Warmerdam
Stichting Kinderopvang Alkmaar

SKOA is gevestigd in het Alkmaarse. Zij heeft 24 locaties onderverdeeld in zes clusters met verschillende opvangvormen. ‘Het uitgangspunt van SKOA is, elk kind is welkom en we zoeken voor elk kind een plek. Elk kind heeft zijn of haar talent en dat geldt ook voor onze medewerkers. Daarom is juist de diversiteit van onze medewerkers van belang om een goed aanbod te doen,’ aldus Pascale Warmerdam, manager personeelszaken bij Stichting Kinderopvang Alkmaar.

Sinds 2005 werkt SKOA al met Flexkids. Vanaf het moment dat de Wet kinderopvang van kracht werd was er grote behoefte aan een geïntegreerd systeem. Toen is de kindplanning in gebruik genomen, om daar de volledige administratie in te doen. In 2013 is daar de module personeelsplanning bijgekomen.

Meer inzicht in de bezetting van de groepen

‘Door het gebruik van de kindplanning en personeelsplanning van Flexkids is er meer inzicht ontstaan in de bezetting van de groepen. Het personeel wordt sinds het gebruik van de personeelsplanning 70% efficiënter ingezet. Hiermee is er een grote kostenbesparing ontstaan. Dit komt echt door inzichtelijkheid die geboden wordt door het pakket,’ aldus Pascale.

Een kostenbesparing was tijdens de recessie van 2013 hard nodig. SKOA is van een redelijk grote naar een middelgrote organisatie gegaan. Door de krimp van de organisatie was het noodzakelijk om efficiënter te werken om nog steeds de goede kwaliteit te kunnen bieden, waar SKOA voor staat. ‘Voor 2013 werd de personeelsplanning door elke locatie met Excel gepland. Dit was ook nog het geval toen we de personeelsplanning van Flexkids net in gebruik hadden,  er werd nog niet volledig vertrouwd op het systeem. Het vertrouwen moest groeien. Nu is er alle geloof en vertrouwen in Flexkids en wordt de planning volledig in het systeem gedaan.‘

‘Er wordt gewerkt met een jaarrooster dat wordt ingevoerd in Flexkids op het hoofkantoor door personeelszaken. Daarnaast is er de personeelsplanning voor de dag en de week. Dit wordt sinds begin dit jaar opgepakt door twee PM’ers per cluster (zelfroosteraars). Zij vervolmaken het rooster. Dit houdt concreet in dat als iemand verlof heeft, deze persoon moet worden vervangen. En andersom, als er minder kinderen komen waardoor er een pm’er teveel is, is het de bedoeling dat er een pm’er vrij neemt of beschikbaar wordt voor het werken op een andere locatie.

Nu houden we ons vooral bezig met het optimaliseren van de processen. Begin dit jaar hebben wij doelstellingen bepaald voor 1 januari 2020 met betrekking tot het roosteren. De clustermanagers waren 60% van hun tijd bezig met het rooster. Dit moet met de nieuwe manier van werken gereduceerd worden naar 10%. 

Het grootste voordeel van de personeelsplanning van Flexkids is dat je één systeem hebt gekoppeld aan urenregistratie en verlof. Bovendien heb je op basis van de kindbezetting direct zicht op het rooster. Het gaat gewoon om het inzicht dat er nu is. Daarom geef ik Flexkids ook zeker een 8! Een dikke voldoende dus.’

OVERZICHT
Jeroen Hilbrink
Directeur

Je werkt beter met Flexkids