Demo

Overstappen naar een nieuw softwarepakket?
‘Met Flexkids sta je samen in de wedstrijd’

Anne Noordzij
Kinderopvang Holding

De overstap naar nieuwe software is altijd spannend. Behalve dat er een mogelijkheid bestaat dat er bedrijfsprocessen aangepast moeten worden, betekent het ook dat het pakket gevuld moet worden met alle gegevens uit het ‘oude’ pakket. Door de jarenlange ervaring op het gebied van automatisering  denkt Flexkids met je mee en hebben wij software ontwikkelt waarmee bedrijfsprocessen worden versoepeld en door de conversie van Flexkids is de overstap makkelijker dan gedacht.

Dit heeft ook Anne Noordzij van Kinderopvang Holding ervaren. Met 500 medewerkers en ruim 65 locaties onder negen verschillende labels behoort Kinderopvang Holding tot de top 40 van de organisaties. Kinderopvang Holding is een overkoepelende holding met diverse werkmaatschappijen. De holding regelt de backoffice voor al deze werkmaatschappijen. Hierbij valt te denken aan planning en plaatsing, maar ook de financiële diensten.

Nieuwe software
In 2017 is er een traject gestart voor een nieuw softwarepakket met de eis vanuit de organisatie voor een betrouwbaar en volledig pakket. Na een lange zoektocht en wat problemen heeft Kinderopvang Holding contact opgenomen met collega-organisaties met de vraag waar zij goede ervaringen mee hadden. Zo kwamen zij bij Flexkids terecht.

‘Kinderopvangplanners hebben een betrouwbaar systeem nodig, waar ze op kunnen bouwen. Waarbij ze er bijvoorbeeld van uit kunnen gaan, dat de BKR die erin zit correct is. Het kiezen voor een nieuw systeem kost veel tijd, omdat diverse afdelingen vertrouwen moeten hebben in de software. Iedereen, die betrokken is geweest bij het traject had vertrouwen in Flexkids en daarom hebben wij hiervoor gekozen!’ aldus Anne, teammanager klantcontact bij Kinderopvang Holding.

Conversie Kindplanning
Bij het implementeren van een nieuw pakket hoort ook een conversie, het overbrengen van de gegevens naar Flexkids. Anne Noordzij: ‘Flexkids is vooraf heel duidelijk en transparant geweest over de conversie. Het is een heftig traject, waarbij veel beslissingen in korte tijd moeten worden genomen. Hierbij speelt de bedrijfsvoering een belangrijke rol. Gelukkig sloot 90% van onze processen aan bij het pakket van Flexkids, wat ons veel tijd heeft bespaard.’

Het vertrouwen was er volledig vanuit Kinderopvang Holding, dus dat scheelt heel veel volgens Anne Noordzij. De conversie is naar tevredenheid verlopen, er is een goede begeleiding geweest, de relatie met de consultants was goed en er was een goede opbouw van de trainingen.’

Tijdens het proces van de conversie moeten er keuzes gemaakt worden. De consultants geven daarbij een advies en er wordt aangegeven wat de gevolgen van bepaalde keuzes zijn.  ‘Hierdoor konden wij zelf een gewogen besluit nemen, dit werd vervolgens genoteerd in het logboek van de consultants. Hierbij houden zij bij wat is uitgelegd en welke keuzes de klant maakt en ik heb gemerkt dat dit een goede manier van werken is.’

Bedrijfsprocessen
‘Door ervaringen uit het verleden is er vanuit de organisatie een harde eis gesteld, dat de plaatsingsgegevens geconverteerd moesten worden. Gelukkig was dit voor Flexkids geen probleem.’ Een conversie kost altijd tijd, waardoor een aantal bedrijfsprocessen stil komen te liggen. Om hier geen hinder van te ondervinden worden de meeste conversies in het weekend uitgevoerd.

Anne Noordzij: ‘Op maandag was de conversie alweer vrijgegeven en dan kunnen de bedrijfsprocessen weer door. Ja het is een pittig gegeven, maar het moet gebeuren. In een korte tijd hebben we een hele bulk kinderen geconverteerd en dat was gewoon heel fijn.’

Nazorg
‘Het meeste werk zit in de nazorg, voornamelijk met dingen rechtzetten die niet kloppen. Een voordeel hiervan is dat wij dit gezamenlijk hebben opgepakt en we er niet alleen voor stonden’, aldus Anne Noordzij. We kunnen dus stellen dat Flexkids doorgaat tot het werkt.

 ‘Al met al zijn wij heel tevreden met Flexkids. Flexkids is eerlijk en transparant. Met Flexkids sta je samen in de wedstrijd, in plaats van alleen!’

Natasja Knappert
Stichting Kinderopvang Kralingen
OVERZICHT
Nathalie Jansen en Sisi Mensink
De Kinderkroon

Je werkt beter met Flexkids

Nieuwsbrief

Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte.