José Hoppenbrouwer van SWK Facet* is een tevreden gebruiker van Flexweb Gastouder en vertelt graag over haar ervaringen. “Voorheen leverden gastouders alles op papier in. Zij moesten er voor zorgen dat het werd ingevuld en geaccordeerd door de vraagouders. Vervolgens werd het naar ons gestuurd. Als wij het binnenkregen moest alles handmatig worden ingevoerd.”

Geen ideale situatie, blijkt uit het verhaal van José: “Soms waren formulieren niet volledig ingevuld. Als er geen handtekening onder stond moest het weer terug. Je moest het handschrift kunnen lezen, soms was het lastig om te begrijpen wat er stond dus dan gingen we nabellen. Of het invoeren ging fout en dan moest je weer corrigeren.”

Een duidelijke besparing

De oude situatie kostte SWK Facet dus erg veel tijd en het handmatig invoeren was foutgevoeliger. Met Flexweb Gastouder worden urenregistraties digitaal bijgehouden. José vertelt: “Gastouders kunnen hun uren per dag bijhouden als zij dat willen. De vraagouder kan vervolgens automatisch accorderen. Wij krijgen dus nooit meer iets binnen dat niet is goedgekeurd. Dat is duidelijk een taak minder en dat is hartstikke fijn. Het levert een duidelijke besparing op.”

Soepele invoering van Flexweb

Het starten met Flexweb was in eerste instantie wel een beetje spannend voor SWK, maar de invoering is soepel verlopen. “Het wijst zich eigenlijk vanzelf. We hebben een handleiding gemaakt met screenshots en dat was voldoende.” En Flexweb levert duidelijke voordelen op voor de gastouders. José: “Doordat alle urenregistraties nu digitaal gaan, kunnen we per week factureren in plaats van één keer per maand. Gastouders krijgen dus wekelijks hun geld, daar zijn ze heel blij mee. Als urenregistraties op papier binnenkomen kunnen we dat niet waarmaken.”

Binnenkort van start met Ouderportaal

SWK Facet gebruikt nu alleen nog de urenregistratie van Flexweb. Daarin zijn ook allerlei documenten geplaatst waarvan ouders op de hoogte moeten zijn. SWK gaat stapje voor stapje, aldus José. “De urenregistratie had prioriteit. Vanaf januari verplichten we het gebruik daarvan en gaan we ook van start met Flexweb Ouderportaal.”

* SWKFacet is het shared service center binnen de SWKGroep. SWKFacet verzorgt het secundaire bedrijfsproces voor maatschappelijk georiënteerde organisaties. José werkt op de afdeling Informatie en Plaatsing Kinderopvang. Deze afdeling voert het wachtlijstbeheer, de kindplanning en de administratieve afhandeling uit voor de verschillende kinderopvangorganisaties.