Prettige logica

Kindkracht 0/12 uit Roelofarendsveen besloot te stoppen met Kocon en Planrad omdat een ouderportaal maar niet van de grond kwam en de organisatie meer mogelijkheden wilde. Bij de oriëntatie op een nieuw systeem werd ook flexkids onder de loep genomen. Wat Sonja Bakker, controller en applicatiebeheerder bij Kindkracht, daarbij opviel was dat flexkidsklanten heel tevreden waren, maar dat nog niet iedereen flexkids ten volle gebruikte. Sonja: ‘’We hebben veel klanten gesproken die alleen de kindplanning gebruikten. Dat was wel iets wat ons verbaasde: waarom laat je de rest liggen als het juist zo’n mooi alles-in-één pakket is?’’

Kindkracht is een  organisatie met hart voor medewerkers en kinderen, volgens Sonja. “Beiden staan bij ons hoog in het vaandel. Bovendien zit deze organisatie nooit stil, we willen altijd weer iets nieuws of iets anders of we zeggen ‘dit jaar doen we rustig aan’ maar dan komt er toch weer iets op ons pad. Sinds ik er bij ben, vanaf 2009, hebben we bijvoorbeeld twee nieuwe locaties geopend. Dat zijn dingen die we oppakken.” In november 2012 was het noodzakelijk te reorganiseren. Sonja: “Eigenlijk wilden we voor de reorganisatie al over naar een ander systeem. Ik heb gesproken met verschillende klanten van flexkids en andere pakketten. Een grote wens was om alles in hetzelfde systeem te hebben. Dat was ook wel wat de doorslag gaf: er staat al zoveel bij flexkids en de klanten zijn er tevreden over. Daarnaast vond ik het grote verbeteringen dat je sneller inzicht hebt in de werkelijke aantallen kinderen op de groepen, en digitale urenregistratie. Gewoon überhaupt om meer digitaal te hebben, en dat de groepen ook veel meer digitaal hun informatie hebben.” In september besloot Kindkracht over te gaan en toen is het balletje gaan rollen. “We hebben alles op alles gezet om per januari live te gaan.”

 

Inzichtelijk en logisch opgebouwd

Na de keuze voor flexkids is Kindkracht direct gestart met de basiscursus voor een aantal gebruikers. Daarna volgde de inrichting met een aantal consultancydagen en conversie van alle vaste gegevens. “Het was heel veel werk om alles compleet en goed in het systeem te krijgen en te leren werken met flexkids. Van tevoren denk je altijd dat het iets makkelijker gaat. Uiteindelijk zit je op het laatst toch nog te haasten om alles er in te krijgen. Aan de andere kant: we hebben wel ervaren dat flexkids inzichtelijk is en logisch opgebouwd. Wat mij betreft zit er een duidelijke structuur in waardoor je begrijpt dat als je het ene doet, het andere wel of niet ziet. Deze logica heb ik als heel prettig ervaren. Ook dat alles op dezelfde manier is opgebouwd: zowel voor personeel als voor ouders. Dus als je het ene weet, kan je het andere ook volgen.”

 

Grondig testen

De hoeveelheid werk die verstouwd moest worden is Sonja nog het meeste tegengevallen. “Voordat je alles er in hebt zoals het er in stond – dat kost gewoon heel veel tijd. Soms kwamen we ook tijd tekort om dingen grondig uit te testen.” Maar: “We kunnen het gewoon weer aanpassen, we zetten het even goed en gaan weer verder.“ Sonja denkt dat ze achteraf wel een maandje meer tijd hadden kunnen hebben voor de implementatie. “Dan hadden we net even iets meer tijd gehad. Maar je moet je ook niet te lang voorbereiden, anders gaan dingen te traag en daar word je denk ik laks van.”

 

Alles digitaal

Medewerkers van Kindkracht hebben geen cursus gekregen om met flexkids te werken. Ze kregen wel een handleiding voor de belangrijkste zaken. “Toch heeft iedereen het zelf opgepakt en heb ik het vertrouwen gekregen dat het een programma is waar iedereen wel zijn weg in vindt. Je hoeft niet iedereen heel erg aan het handje mee te nemen”, aldus Sonja. Wat ze wel een grappige ervaring vond: “De medewerkers op de groepen waren blij waren met hoe het was, maar nu willen ze alles wat ze nog op de groep hebben het liefst digitaal: kwaliteitshandboek en formulieren, kind-volgsysteem – zo gaat het maar door. Dat vind ik wel een leuke bijkomstigheid.”