Klanten over Flexkids

Hans de Vries, KMN Kind&Co, Nieuwegein:

‘KMN Kind&Co is een kinderopvangorganisatie in stichtingsvorm. Met in de regio rondom Utrecht zo’n 200 locaties KDV, BSO, PSZ/PG, en met een eigen gastouderburo; met een omzet van 47 miljoen per jaar zijn we één van de grotere organisaties in Nederland.

Kwalitatief hoogwaardige kinderopvang, leuk en huiselijk voor kinderen met aandacht voor ontwikkeling. Ondanks onze omvang streven we naar customer intimacy.

Behaald rendement gaat bij ons niet naar aandeelhouders maar wordt geïnvesteerd in de organisatie.

We werken met flexkids omdat flexkids onze complete organisatie integrale ondersteuning van het werkproces biedt, met klantportaal, kindplanning, facturatie en debiteurenbeheer enerzijds, en roostering, urenregistratie en verloning van het personeel anderzijds.

Flexkids ondersteunt grotere organisaties goed omdat je binnen flexkids in één omgeving kunt werken met verschillende bedrijven, opvangvormen, regios, clusters en locaties.

Wat ons daarbij het meeste oplevert zijn de volledige integratie met Afas, de directe confrontatie van werkelijke kindbezetting met personeelsbezetting en de communicatiefaciliteit met klanten.’

Alice Haverman, Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer:

‘Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer biedt alle vormen van kinderopvang, met uitzondering van gastouderopvang, in de gemeente Haarlemmermeer. Naast vestigingen in de grotere plaatsen Nieuw-Vennep en Hoofddorp wil de organisatie ook een goed product bieden in de kleinere kernen.

SKH werkt al heel lang met flexkids, vanaf 2014 is als laatste stap voor stap ook het personeelsroostersysteem en de groeps- en ouderportaal uitgerold. Voordat het zover was is er ontzettend veel gebeurd bij SKH.

Er is een hele bewustwordingsslag door het bedrijf gegaan: hoe gaan we eigenlijk om met inzet van ons personeel? Daarin is flexkids een instrument geweest, omdat door automatisering op de groep heel duidelijk te zien is wat er precies gebeurt qua werkelijke bezetting en wat je doet met de uren van personeel.

Vóór het roosteren met flexkids kon het gebeuren dat een locatiemanager dacht dat uren op waren, terwijl centraal gezegd werd dat er nog uren over waren. Nu is dat zichtbaar geworden. Daar waar vroeger uren niet geregistreerd werden en dus uren verbrand werden zonder dat wij dat in de gaten hadden, wordt nu elk uur geregistreerd. Als iemand daadwerkelijk te weinig werkt, zal hij die uren moeten inhalen. Werkt hij te veel, dan wordt hij uitgeroosterd. Als werkgever vinden wij dat het veel eerlijker is geworden, maar je kunt je ook voorstellen dat de werknemer daar best wel moeite mee heeft gehad. Inmiddels is iedereen er aan gewend en is het de normale gang van zaken geworden.

Zonder slag of stoot is het allemaal niet gegaan. Mijn tip: inventariseer en standaardiseer eerst de inzet en ga dan pas automatiseren. Ik heb spijt dat we dit niet jaren eerder gedaan hebben. Het levert enorm veel op.’

Sonja Bakker, Kindkracht 0/12, Roelofarendsveen:

‘Kindkracht 0/12 is een dynamische organisatie die openstaat voor nieuwe ontwikkelingen en enthousiast is voor nieuwe mogelijkheden.

Uiteraard verliezen we daarbij niet de structuur en de organisatie uit het oog, want die moet goed staan. En uiteraard, het belang van het kind blijft daarin voorop staan.

Flexkids hebben we op alle fronten ingezet. Zowel de kindplanning als de personeelsplanning. Ook gebruiken we de portalen voor zowel ouders, groep en medewerkers binnen Kindkracht 0/12.

Door het integrale gebruik merken we dat wij ook steeds meer willen integreren.

Zo is er al een link met Doenkids (ons activiteitenprogramma) in ons flexkids-ouderportaal. En zijn we aan het onderzoeken of het observatiesysteem binnen flexkids vorm kan krijgen. Maar ook zien we het enthousiasme van ouders die het ouderportaal ook meer gaan gebruiken als communicatiemiddel.

Flexkids heeft een duidelijke structuur zodat je ook goed kan zien waar de mogelijkheden liggen. Ook zijn er veel selectie en exportmogelijkheden waardoor je meer inzicht kunt krijgen. Vooral alle informatie in één systeem hebben, geeft binnen onze organisatie rust en inzicht. We merken dat de organisatie van Flexkids enthousiast is en meedenkt met nieuwe mogelijkheden. Flexkids stelt ons daarmee in staat om verder te groeien en te ontwikkelen.’

Jeroen Hilbrink, Natuurfontein, Amsterdam:

‘Natuurfontein is een unieke organisatie, gevestigd in het centrum van Amsterdam. De doelstelling van Natuurfontein is kinderen mooie jeugdherinneringen mee kunnen gegeven. We bouwen aan jonge Stadvinders! Daardoor zijn we bijna altijd buiten met onze activiteiten. We ontdekken de (stads)natuur en de veelzijdigheid. Maar ook de gevaren! Dit maakt ons bijzonder.

Natuurfontein is een platte organisatie die kinderen, ouders en medewerkers dicht bij elkaar houdt. Dit doen we door een actief sociaaldemocratisch beleid, waar iedereen aan mag bijdragen en ook actief daartoe uitgenodigd wordt. Zo zijn we allen verantwoordelijk en maken we goed doordachte keuzes.

flexkids is daarbij onze ruggengraat. Al onze informatie, registratie en activiteiten  hangen we in flexkids. Omdat alle medewerkers krachtige smartphones bij zich hebben, hebben zij 24/7 toegang tot flexkids. Hierdoor hebben we altijd overal de juiste informatie bij ons of kunnen deze versturen. Zo kunnen ouders altijd zien waar we zijn en wat we aan het doen zijn.

Hierdoor zijn we heel flexibel en hebben we geen achteraf administratie. Papier hebben we dan ook in het geheel niet.

Vrijwel alle processen in de organisatie, ook die van de PM-ers die op pad zijn met de kinderen, zijn goed doordacht en passen in flexkids. Daarbij zijn alle processen direct aan elkaar gekoppeld, en bij alles wordt rekening gehouden met wat de wetgeving dicteert. Zodra deze wijzigt, wijzigt flexkids ook. Ook over de korte lijnen met de helpdesk zijn we heel tevreden.’

Diane Schiller, Kinderopvang Borne:

‘Flexkids maakt een belangrijk onderdeel uit van onze organisatie. Wij gebruiken dit systeem voor onze kindplanning, facturering, personeelsplanning en het is een belangrijk communicatiemiddel met ouders via het ouderportaal en de ouderapp.

Flexkids kan daarbij vrijwel helemaal naar eigen wens worden ingericht. Het is ook een programma waarmee je zeer flexibel kunt plannen.

We hebben zowel alles rondom de kindplanning als de personeelsplanning in één systeem. De kindplanning en personeelsplanning zijn dus volledig op elkaar afgestemd. Daarnaast is er een integratie met ons financiële pakket.’

Margriet Leentjes, Het Woldkasteel:

‘Het Woldkasteel is een kleinschalige organisatie die zich onderscheidt door de huiselijke sfeer. Dit bereiken wij door bewust bepaalde materialen/meubels te gebruiken. Daarnaast denken we met ouders mee door samen te kijken welke opvang zij nodig hebben en op welke manier wij goede opvang kunnen bieden. We zijn voor ouders gemakkelijk bereikbaar indien zij vragen hebben. Ons team bestaat uit verschillende mensen waarvan een groot aantal al vanaf het begin bij ons in dienst is. Hierdoor zijn er veel vertrouwde gezichten.

Flexkids betekent voor ons één systeem voor kindplanning, facturering, debiteuren en personeelsroosters. Flexweb groep in combinatie met de ouder-app wordt zeer op prijs gesteld door medewerkers en ouders. De personeelsmodule gebruiken we voor de urenregistratie van onze medewerkers.

Het grootste voordeel van flexkids is dat het zo compleet is. Behalve een boekhoudpakket, hebben we geen andere applicaties nodig. Bovendien is de helpdesk makkelijk bereikbaar. Door de ouderapp gaan we mee met onze tijd.’

ZieZoo Kindercentra, Per Abildgaard (Noord-Zuid-Holland):

‘Ik ervaar het werken met flexkids in combinatie met AFAS als een grote vooruitgang. Door de dynamische koppeling werkt het als één geïntegreerd systeem. Wij werken in de volle breedte met flexkids en AFAS. Van aanvragen van opvang via de flexweb ouderportaal tot en met het verstrekken van salarisstroken via de AFAS portal – we hebben het maximaal geautomatiseerd.‘

Natasja Knappert, Stichting Kinderopvang Kralingen, Rotterdam:

‘Aanwezigheidsregistratie via tablets op de groep spaart gewoon heel veel tijd uit. Vooral doordat de tablet helemaal geïntegreerd is met Flexkids. Met één klik wordt een kindje als aanwezig geregistreerd en dat hoeft niet nog een keer administratief verwerkt te worden. De leidsters houden bij wat het dagprogramma is van een kind en kunnen extra opmerkingen toevoegen over bijvoorbeeld eten en spelen. De ouders kunnen via het Ouderportaal deze overdracht lezen. Erg praktisch, zij reageren dan ook heel enthousiast.’

Rosetta Klein, Kinderopvangorganisatie De Droomplaats Rotterdam:

‘Vóór flexkids werkten we zelfs al met Kids. Toen we overgingen op flexkids zijn we de online versie   gaan gebruiken. We overwogen onlangs  eigenlijk om flexkids op onze eigen server hier in huis te laten zetten. Maar sinds de blikseminslag zijn we erg blij dat we gewoon via flexkantoor zijn blijven werken. We zijn niets kwijt, terwijl alles hier stuk was: de computers, printers – echt alles. Nu konden we gewoon nog vanuit huis inloggen. De organisatie draaide gewoon door! Als onze informatie op de servers had gestaan, dan hadden we wel een probleem gehad.’

Maria Schaars, Stichting Voorschools  en Primair Onderwijs De Linge, Huissen:

‘We hadden een ander pakket maar dat voldeed niet meer. We waren soms kinderen kwijt, moesten kinderen met de hand tellen. Flexkids heeft alles wat het oude systeem niet had, het is een verbetering over de hele breedte. Het is nu duidelijk waar kinderen zitten, hoeveel dagdelen ze komen en wat de bezetting is – ook over een langere periode. Dat de personeelsmodule geïntegreerd is vind ik ook heel mooi, die planning kan je ook meteen zien. We kunnen heel veel managementinformatie uit flexkids halen, heel veel selecties maken. Ik ben heel tevreden over flexkids. Hoe langer ik er mee werk, hoe meer ik er uit haal. Gewoon helemaal geweldig!’

Marc Coolsma,’t Kroekestöpke, Roggel:

‘We kunnen door flexkids zien hoe onze groepen er over drie jaar uitzien: hoe het verloop is en of we actie moeten ondernemen. We kijken een heel stuk verder in te toekomst. Als ouders hun kindje voor over een jaar aanmelden kunnen we direct zeggen of plaatsing mogelijk is. Flexkids is voor ons een hele verbetering: makkelijker en overzichtelijker.’