“Je hoeft er geen gebruik van te maken, maar het is er.”

Jacoline Dekker is samen met Angelique Schoenmakers de drijvende kracht achter kinderdagverblijf De Scheve Schuit in Woerden. Angelique werkte op het kinderdagverblijf waar Jacoline haar oudste dochter bracht. Zij vonden elkaar in de gedachte dat zij het zelf anders aan zouden pakken. Hun ideeën werkten zij uit en na twee jaar ploeteren mochten ze starten. Jacoline: “De markt was niet heel goed en we moesten beslissen: gaan we in het diepe springen of niet? We waren al zo ver, als we het niet deden hadden we ons altijd afgevraagd of het gelukt zou zijn. Dan de risico’s maar nemen en springen.”

Inmiddels draait De Scheve Schuit bijna drie jaar, vanaf 1 augustus 2011. Het kinderdagverblijf groeide in die periode van één naar zes groepen. “Blijkbaar bieden we iets wat ouders heel prettig vinden”, aldus Jacoline.  Wat is dat dan precies, denkt zij? “Wij zijn bereikbaar. We zorgen ervoor dat iemand je te woord kan staan. Het zit ook gewoon in de kleine dingen: mensen terugbellen, mails beantwoorden. Echt dienstverlening, naast dat je groepen kloppen en je goed personeel moet hebben.”

 

Aftasten

Sinds begin dit jaar werken Jacoline en haar compagnon met flexkids. Ze waren begonnen met een ander systeem. “Je bent natuurlijk nog niet zo groot, alles is een beetje aftasten. Je zoekt iets waar je mee kunt plannen, facturen kunt maken en dergelijke.” Maar juist met de planning en facturatie ging in het oude systeem veel mis. En doordat ze zo hard gegroeid waren, raakten ze het overzicht kwijt. “Dat red je niet meer met zijn tweeën op kantoor. Toen zijn we verder gaan kijken.”

 

Onnodige papierwinkel

Bij De Scheve Schuit worden alle onderdelen van flexkids gebruikt. Bijvoorbeeld flexweb groep: daarmee houden de medewerkers op de groepen zelf de aanwezigheid van kinderen bij op een tablet. Ook het roosteren van personeel en het bijhouden van gewerkte uren gebeurt in flexkids. Jacoline vervolgt: “Ik moet zeggen: tot nu toe ben ik nog niet teleurgesteld. De leidsters zijn er blij mee. Het fijne is dat de lijsten die vroeger op de groepen lagen niet meer kunnen verouderen: de leidsters zien precies wat wij ook zien. Als zij er acht hebben, hebben wij er ook acht. Dat is al een hele grote verbetering. Ook de personeelsroosters en uren via flexkids vind ik gewoon helemaal top. De dames kunnen elke week hun uren online invullen en indienen via het medewerkersportaal – we zien direct of het klopt. Eerder werkten wij met losse briefjes. Dat is zo’n onnodige papierwinkel, het kost heel veel tijd en energie om dat allemaal te verwerken en handmatig na te kijken. Dus hier ben ik echt super blij mee. We vinden het alleen wel een nadeel dat medewerkers de  uren niet dagelijks kunnen bijwerken en indienen. Dat gebeurt pas als digitale weekstaat aan het einde van de week. Ik hoop dat dit nog een keer aangepast wordt.”

 

Vertrouwen en tijdwinst

Als een van de grootste verbeteringen noemt Jacoline het vertrouwen. “De planning gaat veel beter. Toen we flexkids nét ingericht hadden, kwamen we erachter dat we deze maanden eigenlijk met een wachtlijst zitten. Dat hadden we van tevoren niet goed kunnen bekijken. Dus daarin is het vertrouwen stukken groter.”Ook de tijdwinst is een groot pluspunt. “Voorheen deed mijn compagnon de planning apart in Excel in combinatie met het systeem. Nu gaat dat helemaal in flexkids en dat is gewoon inzichtelijker. Financieel gezien gaat het factureren veel beter en het klopt ook altijd. En ik kan nu alles automatisch inlezen in Exact. Bij het oude pakket was ik echt vier pagina’s met de hand aan het inkloppen. Dat gaat nu gewoon allemaal goed en dat scheelt mij zoveel tijd.”

 

“Wat ik heel erg fijn vind: vanaf dag één liep de communicatie gewoon heel erg goed. Ik mocht altijd bellen om vragen te stellen. Ook met de helpdesk heb je nooit het gevoel dat het te veel is als je belt, ze helpen je altijd. Dat is wat wij in ons bedrijf erg belangrijk vinden en ervaren wij ook als prettig bij flexkids. We draaien nu een half jaar, en ik kan morgen weer bellen. Dat is een fijn gevoel: je hoeft er geen gebruik van te maken, maar het is er.”