Natasja wilde al langer dat medewerkers op de groep aanwezigheid konden registreren en had daarvoor ook een wens aangeleverd bij flexkids in 2010. Flexkids heeft onlangs flexweb geïntroduceerd, aanwezigheidsregistratie op de groep sluit hier naadloos op aan. In het najaar van 2010 werd er al aan gewerkt. Natasja: “Tijdens een gebruikersbijeenkomst bij flexkids in Haarlem zag ik een opzetje voor de aanwezigheidsregistratie. Gewoon een schermpje op de iPad. Ik heb meteen gezegd dat wij er graag aan meedoen.” En de samenwerking voor de verdere ontwikkeling was geboren.

 

 

“De Proef aanwezigheidsregistratie is op 1 februari bij ons van start gegaan,” vertelt Natasja verder. “Flexkids verwerkt nu alles wat onze leidsters aan administratie hebben – van medicijnformulier tot overdrachtschriftje – in een online omgeving waarmee we op de groep werken. Ik ben er echt heel enthousiast over. Natuurlijk zijn er haken en ogen, want de leidsters hebben behoorlijk wat administratie, maar dat zijn allemaal praktische zaken die opgelost kunnen worden.”

 

 

“Bij ons werd van alles bijgehouden op papier. Deze lijsten werden aan het eind van de maand in Excel verwerkt. Onder meer om te kunnen aantonen dat we niet over de beroepskracht-kind ratio heen gingen. Maar dat konden we dus alleen achteraf. Met het systeem van flexkids is het allemaal veel handiger. Alle ingevoerde gegevens worden direct in flexkids verwerkt. Nu hebben we op het centraal bureau doorlopend zicht op de bezetting.”

 

 

“Aanwezigheidsregistratie op de groep spaart gewoon heel veel tijd uit. Met één klik wordt een kindje als aanwezig geregistreerd en dat hoeft niet nog een keer administratief verwerkt te worden. De leidsters kunnen ook bijhouden wat het dagprogramma is van een kind. De tijden worden direct geregistreerd. Er kunnen extra opmerkingen worden toegevoegd, zoals niet alles opgegeten, of een verhaaltje over het buitenspelen. Vanaf half maart kunnen alle ouders inloggen op ons nieuwe flexwebportaal. Daar kunnen ze de overdracht lezen, facturen en jaaropgave inzien. Erg praktisch voor ouders. Zij reageren dan ook heel enthousiast.”

 

 

“Op latere termijn willen we ook de personeelsmodule van flexkids gaan koppelen, zodat medewerkers hun eigen urenregistratie kunnen bijhouden op de iPad. Maar ik wil dat ze eerst wat meer vertrouwd raken met de iPad. En als ze er helemaal aan gewend zijn ga ik ook een camera voor ze regelen zodat ze hun foto’s er op kunnen zetten. Dan zien de ouders aan het eind van de dag wat hun kinderen allemaal gedaan hebben die dag.” Natasja sluit af: “Het is fantastisch dat dadelijk alles in één systeem zit. Ongelofelijk wat er allemaal aan informatie achter zit als je zo dat schermpje voor je ziet, maar het is heel helder. We hielden alles altijd al goed bij - want ik vind dat alles moet kloppen - maar als je dat op deze manier kunt doen dan maakt het je werk wel heel erg leuk.”

 

 

 

 “Op onze groep ben ik de eindverantwoordelijke voor de iPad, dus als er een vergadering is over de Proef aanwezigheidsregistratie dan ga ik erheen. Ik ben er vanaf het begin bij betrokken en vind het erg leuk. Het is allemaal heel nieuw. Waar ik vooral aan moet wennen is dat ik acties meteen op de iPad registreer. De tijd wordt namelijk direct vastgelegd, als ik later registreer moet ik de tijd aanpassen. Bij schrijven kun je het onthouden en wat later opschrijven. Maar dat is het enige waar ik aan moet wennen. Het gaat nu al automatisch. Als ik een kindje uit bed haal, loop ik even naar de iPad en klik op ‘wakker’. In het begin dacht ik wel ‘is dit echt nodig voor de kinderopvang?’ Maar je went er eigenlijk zo snel aan. Uiteindelijk is het voor ons allemaal veel handiger, dus ik vind het wel een verbetering.”

 

 

“Ik vind het registreren op de iPad heel erg leuk. Het is wel even wennen natuurlijk, omdat ik gewend ben om alles op papier te doen. Wat ik handig vind is dat je alles bij elkaar hebt op één iPad. Als je bijvoorbeeld voor een ziek kindje de ouders moet gaan bellen, dan hoef je niet eerst op zoek naar de hele papierwinkel. Je klikt gewoon op de naam van het kindje en je hebt de hele kindkaart bij de hand. Wat ik onhandig vind is dat het allemaal wat langzamer gaat dan schrijven. Je moet bijvoorbeeld terugklikken als je van het ene naar het andere kindje gaat. Maar ik kreeg al een tip van een collega om dat sneller te kunnen doen. Zo moeten we allemaal nog een beetje onze weg zoeken. Hoe de kinderen reageren? Dat is wel grappig,  omdat sommige ouders ook een iPad hebben thuis. Dan zeggen ze: pas maar op dat Pietje de iPad niet in handen krijgt, want hij weet precies hoe het werkt.”

 

 

Stichting Kinderopvang Kralingen is een middelgrote kinderopvangorganisatie in Rotterdam, met 80 medewerkers, bijna 300 kindplaatsen, 5 bso locaties, 2 dagverblijven en een peuterspeelzaal. SKK komt voort uit andere stichtingen en bestaat al zo’n 100 jaar, maar in de huidige vorm sinds 1992. SKK beschikt over unieke locaties, gelegen in het groen.