Vincent Forceville, manager van Gastouderbureau Opvang Thuis in Amsterdam, kan nu lachen om de situatie waarin hij begin vorig jaar zat. “Ik kwam hier werken en zag allemaal werkbriefjes voorbij komen. Ik dacht: wat vreselijk! Want ik moest daar ook allemaal dingen mee.” Deze situatie is gelukkig verleden tijd, dankzij flexweb.

Opvang  Thuis verzorgt al tien jaar gastouderopvang, sinds kort onder de paraplu van kinder- en welzijnsorganisatie IJsterk. “Wij hebben drie consulenten in dienst, iemand voor debiteurenbeheer en ik ben sinds ruim een jaar manager.” De administratie van Opvang Thuis ging al met flexkids.  Maar volgens Vincent was het gewoon heel veel papieren rompslomp: “Net zoals een uitzendbureau met urenbriefjes die worden ingeleverd. De verantwoordelijkheid lag heel erg bij ons. Want wij moesten alle uren controleren. Briefjes waren bijvoorbeeld niet goed te lezen. En dan kwamen al die briefjes binnen per post, te laat of niet volledig ingevuld. Gevolg was dat gastouders te laat werden uitbetaald. We hingen dus al snel bij flexkids aan de lijn -  wanneer gaan we digitaal?”

Geen slechte score

In november 2010 was het zover en maakte Opvang Thuis de overstap naar online urenregistratie. “Zo’n 80% van onze gastouders werkt er nu mee. We hebben nog een paar mensen die de stap nog moeten maken. Ik vind 80% geen slechte score voor onze doelgroep. Voor de vraagouders is het werken met computers normaal. Maar voor gastouders is het anders: opvang is hun ding, administratie is vaak een ondergeschoven kindje. Onze consulenten helpen hen en leggen uit hoe het allemaal werkt. Ondanks dat het een vrij eenvoudig systeem is, bleek dat toch wel nodig. Ook omdat onze gastouders bij de mensen thuis opvangen. Zij moeten daarom verschillende producten invoeren en dat is even ingewikkeld.”

Heldere communicatie

“Door de digitale urenregistratie hebben we eigenlijk een cultuuromslag gemaakt. We hebben toch bijna alle gastouders achter de computer gekregen. Dat is een voordeel voor al onze communicatie - e-mail, nieuwsbrieven. Wij zijn nu ook niet meer verantwoordelijk voor fouten die gastouders maken bij het invullen. Wij zeggen heel duidelijk: als maandag voor 9 uur de briefjes binnen zijn dan wordt je die week nog uitbetaald. Heldere communicatie: als een vraagouder op tijd accordeert, loopt het veel sneller dan voorheen. En wij krijgen niet meer allemaal post, briefjes die kwijt kunnen raken. Via internet is het gewoon betrouwbaarder.”

Het kan niet meer zonder factuur

“Onze tijdsbesparing is wekelijks 3 à 4 uur. Soms waren we een halve ochtend bezig om al die urenbriefjes in te kloppen en nu kunnen we al heel snel een batch klaarzetten in de bank. Ik kan mij weer richten op andere zaken. En laten we eerlijk zijn: los van de tijdsbesparing is het gewoon een stuk professioneler. Toen ik hier kwam verstuurden wij vreemd genoeg geen facturen naar onze vraagouders. Ik vond dat dat niet meer kon. Nu kunnen ze inloggen op hun persoonlijke pagina en uren accorderen, facturen inzien, ons nieuws lezen. Het is voor ouders heel erg inzichtelijk wat we allemaal doen, waarvoor ze ons betalen. Hun reactie was dan ook: ‘wat fijn, dat hadden jullie eerder moeten doen’. Een verbetering voor onze uitstraling.”

Uitbetalingen sneller

Ook de gastouders zijn er blij mee. “Ze weten dat de uren uitbetaald worden zodra de vraagouder akkoord heeft gegeven. Dat was in het verleden nog wel eens onduidelijk. De uitbetalingen gaan nu een stuk sneller. Ook zij zien nu beter wat onze meerwaarde is. Dat is erg belangrijk op dit moment, omdat de concurrentie behoorlijk toeneemt. Daarom moest dit ook. Wij kunnen niet achter blijven bij andere bureaus. Met papier werken kan haast niet meer.”