FlexCRM is een waardevolle aanvulling op flexkids. Daarover zijn de medewerkers van Raster Groep in Deventer het eens. Zo ook Front office medewerkster Joyce Hulman. Naast buurtwerk en sociaal-cultureel werk verzorgt de Raster Groep opvang voor kinderen van 0 tot 13 jaar met 9 kinderdagverblijven, 18 BSO locaties en 17 peuterspeelzalen in heel Deventer.

Joyce werkt dagelijks met flexkids en flexCRM: “Eind september 2010 zijn we gestart met flexCRM en iedereen op de afdeling is er zeer positief over. We hebben nu in één oogopslag al onze taken bij elkaar waardoor je weet wat je die dag moet gaan doen, wie je moet bellen om te gaan verkopen.”

Plannen is eenvoudiger

Een voorbeeld hoe Joyce flexCRM inzet is snel gegeven. “Wij plannen zes maanden vooruit, begin maart staat het aanbod tot en met oktober op onze website. Als ouders hun kind hebben opgegeven voor een activiteit later in het jaar, dan maken wij een taak aan in flexCRM. Vervolgens krijgen wij een melding op het moment dat het aanbod voor die ouders op de website staat, zodat we hen een seintje kunnen geven. Met flexCRM is het gewoon veel eenvoudiger om een planning te maken.”

Doordat Joyce en haar collega’s  taken aanmaken in CRM houden zij orde op zaken. “Alles is heel overzichtelijk, iedereen ziet de eigen én gezamenlijke taken. Bovendien zijn werkzaamheden eenvoudig over te nemen als er nu iemand uitvalt. Ik kan precies opzoeken welke taken een collega op de agenda heeft staan.”

Niet meer zoeken

Naast het plannen van taken biedt flexCRM een uitgebreide e-mailfunctionaliteit voor bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Ook zijn alle  relaties (ouders, medewerkers) in het systeem bekend en wordt communicatie (per post of elektronisch) gearchiveerd . Daaraan zitten veel voordelen, vertelt Joyce: “Opzeggingen kunnen we nu inscannen en direct opslaan bij het betreffende dossier. Zo kunnen onze backofficemedewerkers meteen alles vinden voor de afhandeling. Vóór flexCRM kregen zij opzeggingsbrieven in een apart postvakje en moesten ze bijbehorende gegevens opzoeken in het systeem.”

Een verademing

“Door flexCRM te gebruiken digitaliseren we nu direct het archief en hebben we een duidelijk kleinere papierwinkel. Het is allemaal heel overzichtelijk wat je er allemaal mee kunt. Overigens gebruiken we nu nog niet de agendafunctionaliteit, omdat nog niet alle medewerkers op de locaties met flexCRM werken. Maar dat gaat zeker veranderen. Ik ben er zeer tevreden over en mijn collega’s ook. FlexCRM is echt een verademing.”