Documentbeheer

Flexkids biedt uitgebreide mogelijkheden om automatisch documenten te genereren. Dit vergemakkelijkt de communicatie met ouders, leveranciers en andere partijen. Alle gegevens die in flexkids zijn vastgelegd, kunnen worden gebruikt voor bijvoorbeeld contracten, (nieuws-)brieven en e-mails.

Documentbeheer Flexkids beschikt over een tekstverwerkingsprogramma dat functioneert als een eenvoudige versie van Word. Dit programma slaat documenten op in flexkids zelf. De opgeslagen documenten (bijvoorbeeld offertes, herinneringen, jaarogaven, melding van prijsverhoging, uitnodigingen voor een zomerbarbecue) kunt u direct vanuit een sjabloon, in uw eigen huisstijl, met een druk op de knop aanmaken. Dit onderdeel is tevens een krachtig hulpmiddel voor marketing- en promotieactiviteiten.

Opslag en archivering van documenten Door de actieve koppeling van het tekstverwerkingsprogramma met flexkids worden documenten op een logische manier opgeslagen. Bij elke relatie vindt u een tabblad ‘documenten’. Via dit tabblad kunt u zien welke correspondentie er is geweest met deze relatie. Het is mogelijk om alle correspondentie terug te halen en eventueel aan te passen.Bij de opslag van documenten wordt bijgehouden wie het document heeft aangemaakt en wanneer. Met de CRM-module kunt u ook uw papieren archief in flexkids bewaren.Alle documenten worden gekoppeld aan uw relatiebestand in flexkids. Hiermee bouwt u aan uw eigen digitale dossier, waarin ook uw e-mailcorrespondentie en ingescande post zoals getekende contracten kunnen worden opgenomen. Dit dossier kan door alle door u geautoriseerde medewerkers worden bekeken, vanaf verschillende locaties. Zoekgeraakte dossiermappen behoren daarmee tot het verleden, want de documenten worden immers in flexkids bewaard.

Sjablonen Een sjabloon is een standaarddocument dat vaker gebruikt kan worden, eventueel in uw eigen huisstijl. U kunt bijvoorbeeld aangeven waar in een brief de adresgegevens of het opvangadres moeten worden vermeld. Flexkids kan dit sjabloon gebruiken voor meerdere relaties. Elke keer worden de juiste gegevens in een brief geplaatst. Dit is een uniek deel van het programma, door gebruikers van flexkids als zeer positief ervaren. Met behulp van sjablonen kunt u standaardbrieven en -mailings aanmaken en versturen.